CAFM & SAP-Referenzen: Erfahrung für komplexe Projekte

CAFM-Projekte sind selten reine IT-Projekte. Sie erfordern, die Interessen unterschiedlicher Fachbereiche zu berücksichtigen und zusammenzuführen. Gleichzeitig ist die Ausgangslage in jedem Projekt anders: Prozesse, Organisation, Daten, Systemarchitektur und Schnittstellen unterscheiden sich häufig erheblich.

Entscheidend ist deshalb ein Vorgehen, das auf die jeweilige Situation abgestimmt ist. So entstehen belastbare Lösungen ohne unnötigen Overhead. 

Die folgenden Projekte sind aus den Bereichen CAFM-Strategie, Ausschreibung, Systemauswahl, Implementierung, SAP-Integration, Internationalisierung, Re-Organisation und Prozessoptimierung.

✔ CAFM-/SAP-Systemauswahl für einen internationalen Konzern: Auf Basis von mehr als 50 User Stories wurden verschiedene CAFM-Lösungen und eine SAP-basierte Alternative in einem dreistufigen Verfahren bewertet. Neben Prozessabdeckung und Wirtschaftlichkeit flossen Architektur, SAP-Integration, SaaS vs. OnPrem, Implementierungspartner und Projektrisiken in die Bewertung ein. Das Ergebnis bildete eine belastbare Grundlage inkl. kfm. Bonus / Malus für die Managemententscheidung und die anschließenden Vertragsverhandlungen.

✔ Einführung eines zentralen CAFM-Systems: Ablösung eines bestehenden CAFM-Systems und Einführung einer zentralen Lösung für fünf Standorte mit über 700.000 m² NGF, rund 250 FM-Usern und mehr als 15.000 Self-Service-Usern. Neben der Implementierung verschiedener FM-Prozesse wurden die Bestandsdaten übernommen und ein standardisiertes Vorgehen für einen weltweiten Roll-out auf rund 300 Standorte vorbereitet.

✔ Review und Beratung einer bestehenden CAFM-Ausschreibung: Beratung bei der Vorbereitung einer CAFM-Ausschreibung durch Analyse des bestehenden Lastenhefts und der aktuellen Systemlandschaft. Die Anforderungen wurden ergänzt, notwendige Funktionalitäten und prozessuale Anforderungen definiert und die Bewertungskriterien weiterentwickelt. So entstand eine strukturierte und erweiterte Grundlage für die weitere Ausschreibung und Anbieterbewertung.

✔ SAP-Einführung im Facility Management mit CAFM-Integration: Konzeption und Einführung von Facility-Management-Prozessen in einem konzernweit eingesetzten SAP-System. Der Leistungsumfang umfasste unter anderem SAP RE-FX, PM und MM, Instandhaltung, Kostenplanung, Bestellwesen, Mietvertragsmanagement sowie die Migration von Stamm- und Bewegungsdaten. Die bestehende CAFM-Lösung wurde insbesondere für das Flächenmanagement in die neue Systemlandschaft integriert.

✔ Ablösung zweier CAFM-Systeme und Integration in SAP: Ablösung zweier bestehender CAFM-Systeme und Einführung einer integrierten Lösung für rund 2.000 Gebäude und 150 Anwender. Das Projekt umfasste die automatisierte Datenmigration von mehr als 5.000 CAD-Plänen, die Prozesse Flächen- und Umzugsmanagement sowie die Integration in SAP PM und RE-FX. Dadurch wurden die bisherigen Systemlandschaften in einer gemeinsamen CAFM-/SAP-Lösung zusammengeführt.

✔ Prozessoptimierung und Neuorganisation im Facility Management: Neuorganisation eines Facility-Management-Bereichs auf Basis von Organisations- und Prozessworkshops. Gemeinsam mit den beteiligten Fachbereichen wurden bestehende Abläufe und Strukturen betrachtet, Varianten für die zukünftige Organisation entwickelt und die Entscheidungsfindung moderiert. Das Ergebnis war eine verabschiedete Aufbauorganisation als Grundlage für die weitere Entwicklung des FM-Bereichs.